Hostmanship technisch geregeld
“Hostmanship is de kunst mensen het gevoel te geven dat ze welkom zijn.”
Het beveiligingsbeleid van een grote organisatie schrijft voor dat je geautoriseerd moet zijn om toegang te krijgen tot de panden van de organisatie. Een toegangspas is nodig om jezelf door de toegangspoortjes te helpen.
Bezoekers krijgen als niet-geautoriseerde personen een bezoekerspas. Deze bezoekerspas overhandigd de receptie aan de gastheer van de bezoeker. Het beveiligingsbeleid bepaald immers dat niet-geautoriseerde personen in het gebied achter de toegangspoortjes altijd begeleid moeten worden.
Niet iedereen blijkt volgens het beleid te handelen. De receptie wordt meer dan eens verzocht om bezoekers door te sturen wanneer de gastgever aangeeft dat het ophalen van de bezoeker even niet lukt. En sommige gastgevers laten de bezoekers na afloop van het bezoek zelfstandig het pand verlaten, wat meermaals heeft geleid tot verdwaalde bezoekers.
De klantvraag
Hoe kunnen we het voor elkaar krijgen dat bezoekers binnen het gebouw altijd door een gastgever worden begeleid?
De aanpak
Wat de opdrachtgever wil, is feitelijk geen rocket science. De oplossing ligt in de toepassing van het zogenaamde 4-ogen principe voor het toelaten van bezoekers. Onder dit principe kan een bezoeker nooit alleen op een pas naar binnen, maar heb je altijd een tweede persoon bij nodig om de autorisatie te verlenen voordat de bezoeker door de toegangspoortjes mag.
De leverancier van het toegangscontrolesysteem heeft dit principe al bij een andere klant geïmplementeerd. Er wordt andere software op de kaartlezers van de centrale toegangspoortjes geïnstalleerd. De bezoekerspassen worden zo geconfigureerd, dat ze alleen werken als binnen 8 seconden na het aanbieden van de bezoekerspas een tweede, geautoriseerde, toegangspas wordt aangeboden.
Wat wel nieuw is, maar feitelijk heel logisch en daarmee eigenlijk verbazingwekkend dat het als nieuw wordt betiteld, is dat ook bij het verlaten van het pand hetzelfde 4-ogen principe wordt gehanteerd. De bezoeker deponeert de bezoekerspas in de zogenaamde dropbox. Binnen 8 seconden moet een geautoriseerd persoon een pas aanbieden, om de bezoekers uitgang te verschaffen.
De feitelijke implementatie wordt ondersteund door een goede communicatie via de centrale kanalen van de organisatie. In de eerste dagen ondersteunen externe hostesses de bezoekers en hun begeleiders met tekst en uitleg op de grotere, drukkere locaties van de organisatie. Sinds de introductie staan bij de toegangspoortjes van de panden informatieborden met tekst en uitleg van het principe.
Het resultaat
De verandering werd niet door iedereen met gejuich ontvangen. Want dat halen en brengen van bezoekers vindt niet iedereen de normaalste zaak van de wereld. Hoe zouden ze dit bij hun thuis hebben georganiseerd?
Gelukkig betrof dit een kleine minderheid. Het wordt inmiddels als meer dan vanzelfsprekend en juist zeer klantvriendelijk beschouwd om de eigen bezoeker bij binnenkomst en vertrek op te vangen, welkom te heten en gedurende het verblijf binnen het pand te begeleiden.
Een bijkomend voordeel is dat de receptie de bezoekerspas al aan de bezoeker kan meegeven, zodra deze zich gemeld en gelegitimeerd heeft. Hierdoor hoeft de gastgever zich niet in een rij aan te sluiten om deze pas op te halen.
Wat RisicoRegisseurs voor jouw organisatie kan betekenen
Met een compleet pakket aan diensten helpen wij organisaties in control te komen en te blijven op het gebied van beveiliging. Van het onderzoeken van welke maatregelen het best passen bij de benoemde risico’s van de organisatie tot het selecteren, contracteren, implementeren en beheren van de maatregelen.