Trainen van coördinatoren beveiliging

“Practice is the hardest part of learning, and training is the essence of transformation.” (Ann Voskamp) 

Hoe wij de beveiligingscoördinatoren binnen de organisatie klaarstoomden om hun rol goed te kunnen vervullen

De directie Facility Management van deze opdrachtgever wordt verantwoordelijk gemaakt voor de uitvoering van fysieke beveiliging. Hoewel deze directie al jaren is betrokken bij de bouw en verbouw van de eigen kantoren, omvat het verantwoordelijk zijn voor fysieke beveiliging diverse elementen waar men minder mee bekend en vertrouwd is.

Met name het integraal benaderen van dit vakgebied met daarin het vinden van een juiste balans tussen organisatorische, bouwkundige en elektronische maatregelen maakt hierin het verschil. Bij een audit door de interne auditafdeling wordt de constatering gedaan dat lang niet alle medewerkers van Facility Management, verantwoordelijk voor de beveiliging van de landelijke hoofdkantoren, over voldoende kennis van het vakgebied beschikken.

De klantvraag

Realiseer dat de coördinatoren die verantwoordelijk zijn voor de beveiliging van de landelijke hoofdkantoren over een goede basiskennis van fysieke beveiliging beschikken.

De aanpak

Het al langer met fysieke beveiliging bekende kernteam vraagt een landelijke coördinator om samen met het kernteam en Learning & Development een training te ontwikkelen. Learning & Development adviseert als opleidingsdeskundige afdeling een training te ontwikkelen, die gebaseerd is op bestaande, specifieke situaties.

Deze situatie wordt centraal als voorbeeld gesteld. Hier wordt vervolgens de theorie vanuit het beleid en vakgebied aan toegevoegd. Door dit vervolgens te combineren met een interactief element ontstaat een training, die volgens de leertheorie beter wordt ervaren, beleefd en onthouden dan iemand met een pak boeken vol informatie op te zadelen.

In overleg met de verantwoordelijke managers wordt bepaald dat meer dan alleen de landelijke coördinatoren de training moeten volgen. Ook de dagelijks in de panden aanwezige huismeesters, de product- en contractmanagers, de projectleiders huisvesting worden aangemerkt als te trainen medewerkers. Ook van buiten Facility Management wordt interesse getoond voor de training. Niet alleen de beleidsmaker meldt zich als geïnteresseerd, ook diverse medewerkers van de tweedelijns partijen: de partijen die toe zien op hoe Facility Management zijn uitvoerende rol op het gebied van fysieke beveiliging invult.

De bij het kernteam betrokken landelijke coördinator toetst bij zijn collega’s in het land waar hun behoefte ligt, wat zij nu zelf aangeven te missen en wat zij wel en niet als interessant ervaren. Mede op grond van deze input worden de cases vanuit de praktijk bij elkaar gesprokkeld. En wordt alle voor handen materiaal vanuit de theorie en praktijk bij elkaar gezocht.

Het resultaat

Met een externe leverancier wordt de opleiding volledig ontwikkeld. Vijf cases worden uitgewerkt, inclusief film- en fotomateriaal. Plaats en tijdonafhankelijk kan de training online worden gevolgd. Men kan stoppen op ieder gewenst moment om de training weer later te vervolgen daar waar men gebleven is. En als extra wordt gerealiseerd dat de training online beschikbaar blijft en daarmee een te allen tijde raadpleegbaar informatiebestand is. De training wordt afgesloten met een korte test, waarvan is gesteld dat 70% van de punten moet worden behaald om als geslaagd de training te kunnen beëindigen. Een evaluatie maakt deel uit van de test.

Uiteindelijk volgen 86 medewerkers de training en 74 ronden de training ‘geslaagd’ af. 89% van de deelnemers geeft aan dat de training hen het antwoord heeft gegeven op de vraag waarom fysieke beveiliging belangrijk is voor de organisatie en zij geven aan te zien waar zij hun bijdrage het best kunnen leveren.

De resultaten van de trainingen zijn met audit gedeeld en vormden voldoende aanleiding om de gedane constatering binnen de gestelde tijdlijn op ‘afgehandeld’ te zetten.

Wat RisicoRegisseurs voor jouw organisatie kan betekenen

Waarom is beveiliging voor een organisatie belangrijk en wat kan ik als medewerker hieraan bijdragen? Als je in het vakgebied zelf dagelijks bezig bent, dan heb je dit wel op het netvlies. Maar hoe zit dat als je naar alle medewerkers binnen de organisatie kijkt? Zouden zij ook beseffen dat er diverse risico’s zijn, die de continuïteit van de organisatie en daarmee hun eigen toekomst bedreigen en dat juist door hun handelen en toedoen aan deze risico’s het hoofd geboden kan worden?

Doen we de goede dingen en doen we deze goed? Deze kernvraag hanteren wij voortdurend. Wij helpen door de bewustwording over de risico’s die de organisatie loopt bij medewerkers onder de aandacht te brengen. Bijvoorbeeld door het ontwikkelen van een doelgroep gerichte training, zoals in bovenstaande case. Maar ook door het ontwikkelen van een voor een bredere doelgroep gerichte awareness training. Inclusief een 0-meting en met periodieke metingen van het effect van de training.