Ketenregie beveiliging, ook als je beveiliging uitbesteedt

Er zijn nogal wat trends waar je als Facilitair Manager mee wordt geconfronteerd: Smart buildings, circulaire economie, innovatie, hostmanship, verlaging van de CO2-uitstoot. En dat in combinatie met methodieken als Scrum & Agile, Lean & Mean en naast het dagelijkse servicegericht benaderen van je gasten en het managen van klantverwachtingen.

Een toch al vaak lastig gevonden onderwerp als beveiliging sneeuwt bij al dit ‘geweld’ al snel onder. Toch mag er niets fout gaan op dit gebied. Ook niet als er besloten is om het gehele facilitaire beheer uit te besteden op basis van een hoge knip uitbestedingsmodel als Integrated Facility Management of Managing Agent Modellen.

Naast de trends in Facility Management, zijn er ook binnen beveiliging een aantal trends te benoemen. Achtergrond van de meeste van die trends betreft het realiseren van een lagere Totale Cost of Ownership door een verhoging van de operationele efficiency, teneinde een bijdrage te leveren aan de winst van de organisatie.

Of in gewoon Nederlands: het moet goedkoper met een gelijkblijvende of betere kwaliteit. Zeker relevant voor beveiliging, dat gezien wordt als kosten in plaats van een directe bijdrage aan de verhoging van omzet.

Wij willen je laten zien hoe je als Facilitair Manager je beveiliging onder controle kunt hebben door het opzetten van een regie-organisatie voor beveiliging, inclusief de integratie van de keten die daarbij hoort. Ketenregie Beveiliging noemen we dit.

Regie organisatie inclusief ketenintegratie

De aspecten waar bij de inrichting van een regie-organisatie inclusief ketenintegratie rekening mee moeten houden zijn:

• Ketens: Afstemming tussen vraag en aanbod
• Performance management: Service Level Agreements (SLA’s) en Kritieke Prestatie Indicatoren (KPI’s)

Ketens

Een keten is een aaneenschakeling van activiteiten en organisaties die met elkaar een gezamenlijk resultaat bereiken. Vertalen we dit naar beveiliging, dan kunnen we stellen dat het resultaat moet zijn: een bij de organisatie passende beveiliging van gelijkblijvende of betere kwaliteit tegen lagere kosten door een aaneenschakeling van activiteiten en organisaties.

Maar wat is een “bij de organisatie passende beveiliging”? Om dit te kunnen bepalen, moeten de uitgangspunten voor beveiliging op orde zijn. En dan hebben we het over zaken als een dreigingsprofiel, die leidt tot een daderprofiel waar we ons tegen willen beveiligen en een beveiligingsbeleid voor de manier waarop we dat voor ons zien.

De eerste stap die dus gezet moet worden, is nagaan of het dreigingsprofiel en het beveiligingsbeleid er zijn en of ze actueel zijn. Vervolgens kan gekeken worden naar hoe de keten voor beveiliging eruitziet.

Dit verschilt uiteraard per organisatie, maar de belangrijkste schakels in de keten voor beveiliging zijn:

• Leverancier(s) van toegangscontrolesystemen, camerabewakingssystemen en inbraakdetectiesystemen;
• Leverancier(s) van bewakingsbeambten (stationering op locatie) en mobiele surveillancediensten;
• De Particuliere Alarm Centrale(s);
• Leverancier(s) van bouwkundige beveiligingsmaatregelen;
• En bij een uitbesteding van het facilitair beheer ook de partners voor Integrated Facility Management of de Managing Agent(s).

Performance management

Zodra we zicht hebben op de keten is de volgende stap het inrichten van Performance management. Hierin zijn de Service Level Agreements en de Kritieke Prestatie Indicatoren (KPI’s) van belang.

KPI’s

Onder KPI’s verstaan we vooraf overeengekomen en vastgelegde variabelen om prestaties te kunnen meten. Als regie-organisatie kies je er bewust voor om minder inhoudelijke kennis in huis te hebben. Juist die kennis wend je aan via de specialist, de leverancier. Om grip te houden op de prestaties van de specialist, is het noodzakelijk om goede KPI’s overeen te komen. Dit zijn er in de praktijk vaak 2 tot maximaal 5. De KPI’s zijn uiteraard afgeleid uit het beveiligingsbeleid.

Organisaties zijn vaak geneigd alles te willen controleren. Besef dat er veel indicatoren randvoorwaardelijk zijn om een KPI te kunnen realiseren, en dat die wel voor de specialist relevant zijn, maar minder voor de regie-organisatie. Neem als voorbeeld het aantal storingen en de oplostijd van storingen. Dit lijken misschien KPI’s, maar zijn feitelijk slechts onderliggende prestatie indicatoren die randvoorwaardelijk zijn voor de echte KPI, nl. de beschikbaarheid van het systeem.

Met een actueel beveiligingsbeleid en een dreigingsprofiel op basis waarvan we de juiste KPI’s hebben opgesteld, zijn we aardig op weg. De KPI’s moeten, samen met andere afspraken, worden vastgelegd in Service Level Agreements (SLA’s). Dit zijn de contracten met de afzonderlijke leveranciers, waarover ze verantwoording af moeten leggen, zodat de performance van deze leveranciers gemeten kan worden.

Hierbij kunnen we twee grote uitdagingen onderscheiden:

• Met de leveranciers SLA’s afsluiten met daarin de juiste KPI’s,
• Het op elkaar afstemmen van alle SLA’s en KPI’s om daadwerkelijk te kunnen spreken over een keten

Afgezaagd maar waar: de keten is zo zwak als de zwakste schakel. Bij de performancemetingen moeten we ons dus in eerste instantie richten op de zwakste schakels om ervoor te kunnen zorgen dat de hele keten de juiste performance levert.

Next step: continious improvement

Richt je beveiliging als Facilitair Manager volgens het model van ketenregie in, dan ben je op weg om te realiseren dat je tegen lagere kosten een gelijkblijvende of zelfs verbeterde kwaliteit van beveiliging krijgt.

Juist omdat beveiliging noodzakelijk is om de continuïteit van organisaties te kunnen garanderen, ben je met beveiliging nooit klaar. De maatschappij, de eigen organisatie, de leveranciers, de processen, zullen in de loop van de tijd veranderen. En als Facilitair Manager wil je dat het model van ketenregie deze ontwikkelingen volgt om te voorkomen dat de maatregelen van gisteren de risico’s van vandaag niet meer afdekken.

Van een ketenregisseur beveiliging mag je verwachten, dat deze de ontwikkelingen scherp volgt en op basis van een lange termijnvisie de juiste keuzes en afwegingen maakt om de benodigde beveiligingsmaatregelen steeds op de bedrijfsrisico’s te laten aansluiten. Het

Dit vergt van de ketenregisseur:

• Dat deze samen met de stakeholders binnen de organisatie continue de risico’s evalueert;
• Dat sneller wordt geanticipeerd op innovaties;
• Dat contracten meer flexibel worden ingericht om samen met leveranciers slimmer te kunnen omgaan met schaarse middelen;
• Het betrekken van leveranciers en medewerkers van de organisatie om hen ook bewuster te maken van wat zij met hun houding en gedrag kunnen betekenen voor risicobeheersing.