Integratie beveiligingsloges

“Geen cent te veel, hoor!” (Zeeuws meisje)

Hoe wij ervoor zorgden dat een integratie tussen meerdere beveiligingsloges in 10 maanden werd terugverdiend

De goede dingen doen en dan deze dingen ook goed doen. Impliciet is dat je effectief en efficiënt met je geld wilt omgaan. Bij een periodieke herijking van de beveiligingscontracten werd een eerder verworpen besparingsvoorstel tegen het huidige licht gehouden. Eerder werd het nog niet mogelijk geacht om de beveiligingscapaciteit van de twee datacenters te reduceren. Veel ontwikkelingen en daarmee veel activiteit op de locaties verhinderde dat destijds. Maar dat was nu twee jaar later wel anders. Een inventarisatie leverde de wetenschap op, dat gedurende de nachtelijke uren en in het weekend de bezetting op beide locaties miniem was. Dit waar nog geen twee jaar geleden ook in de avonden en nachten meerdere changes waren ingepland, waardoor er behoorlijk wat personeel zich in beide gebouwen bevonden.

De klantvraag

Kijk of we de capaciteit van de dagelijkse bezetting van beveiliging op onze datacenters kunnen reduceren bij een gelijkblijvend kwaliteitsniveau. Ofwel: geen toenemend risico voor de veiligheid of beveiliging van beide locaties.

De aanpak

Bij het bespreken van het voorstel met diverse stakeholders kwam er het nodige ‘oud zeer’ omhoog. Meerdere niet onderbouwde redenen werden geopperd waarom het niet mogelijk zou zijn om met minder beveiligers op locatie te zitten. Dit had niet zo zeer te maken met het voorstel op zich, maar meer met diverse zaken die tot op heden niet goed waren ingeregeld.

Besloten werd om alle risico’s nog eens kritisch onder de loep te nemen en vervolgens hier mitigerende maatregelen voor te formuleren. Zo bleek bijvoorbeeld dat niet op alle plaatsen in het gebouw telefonisch bereik mogelijk was. Het vervangen van de 13 jaar oude portofooninstallatie bood hiervoor uitkomst. Ook in de oplossing voor ‘man-down’-signalering kon met de nieuwe portofoons worden voorzien.

Met de leverancier is gekeken of het mogelijk was de bestaande security managementsystemen met elkaar te verbinden, zodat het mogelijk is dat de ene beveiligingsloge de activiteiten van de andere beveiligingsloge kan overnemen. En andersom natuurlijk ook. Dit bleek mogelijk en samen met een beveiligde lijn kon het remote beheren van de andere locatie gerealiseerd worden.

In het plan was verder niet voorzien in het verbouwen of het verhuizen van de beveiligingsloges. Was er nog een stakeholder met twijfel, dan werd deze overtuigd dat opschalen naar het oude niveau zonder meer mogelijk is.

Het resultaat

Na het lanceren van het idee zijn in een Risk Assessments alle risico’s opnieuw doorgelicht. Naar tevredenheid van alle betrokken stakeholders waren voor alle denkbare risico’s voldoende tegenmaatregelen voor handen om deze risico’s weg te nemen. Wel viel de investering voor de opdrachtgever hoger uit nu diverse eerder uitgestelde vervangingsinvesteringen moesten worden meegenomen om het plan zonder risico’s te kunnen uitvoeren.

Desondanks lag er een wel zeer positieve business case: in iets minder dan 10 maanden tijd kan de investering worden terugverdiend doordat iedere week 170 uren minder nodig is aan de inzet van externe beveiligers.

Wat RisicoRegisseurs voor jouw organisatie kan betekenen

Doen we de goede dingen en doen we deze goed? Deze kernvraag hanteert RisicoRegisseurs voortdurend. RisicoRegisseurs durft te stellen, dat iedere organisatie noemenswaardig op het kostenbudget van beveiliging kan besparen, mits dit in combinatie bedacht wordt met investeringen in nieuwe, andere technieken. Als ketenregisseur kan RisicoRegisseurs de regie over de beveiligingsportefeuille voeren en opdrachtgevers de nodige ideeën voor besparingen voorleggen.

Uiteraard kijken we dan naar het laaghangende fruit, dat snel geplukt een mooie besparing kan opleveren. Maar juist kijkend naar de samenhang tussen mensbeveiliging en technische beveiliging en dan inzoomend op de meerjarenonderhoudsplanningen (MJOP), dit biedt mogelijkheden voor langdurige besparingen en dit met behoudt of verbetering van de kwaliteit van beveiliging.