Full-service onderhouds overeenkomst

“Kwaliteit is het resultaat van slimme inspanning.”

Hoe wij zorgden voor resultaatverplichting zodat beveiliging beter gegarandeerd wordt

Een grote organisatie met bijna 1.000 locaties in Nederland had een onderhoudscontract voor een van haar beveiligingsinstallaties, gebaseerd op een abonnement voor preventief onderhoud en het afrekenen van correctief onderhoud op basis van uurtje-factuurtje plus materiaal.

Interne regelingen bepalen dat moet worden aangetoond, dat waarvoor betaald is, ook daadwerkelijk is geleverd. Zowel aan de kant van de leverancier als de opdrachtgever werd een administratie gevoerd, die zijn weerga niet kent. En die afleidde van waar het nu werkelijk om gaat: een goed functionerende installatie.

De klantvraag

“Ik wil een contract, dat het resultaat centraal stelt in plaats van de inspanning, zonder hogere kosten.”

De aanpak

Op basis van een spend-analyse is gekeken naar wat er in de afgelopen jaren is betaald aan onderhoud. Zo werd duidelijk welke werkzaamheden en materialen allemaal in de kosten waren afgedekt. Tevens werd duidelijk dat alle genoemde uitzonderingen veel extra administratie en kosten met zich brachten. Zo kost het van ‘inclusief reiskosten’ uitgesloten ticket van de veerboot beide partijen bijvoorbeeld het vijfvoudige aan administratie. En de eis van benodigde toestemming voor reparaties boven een bepaald bedrag, betekende in de praktijk dat er meestal zoveel tijd verstreek, dat hier niet op locatie op gewacht kon worden en vervolgens extra kosten voor voorrijden en opstarten werden gemaakt.

Een gedegen uitgevoerde spend-analyse gaf beide partijen inzicht in de kostenstructuur. Ook in wat het effect zou zijn als alle in het verleden geformuleerde uitzonderingen nu in een all-in tarief zouden worden meegenomen. In plaats van tig contractuele bepalingen werden kritische performance indicatoren (KPI’s) geformuleerd, die grip geven op het gewenste resultaat van het contract. Enerzijds de eis ten aanzien van de oplostijd van storingen, anderzijds de eis aangaande de beschikbaarheid van het systeem.

Er is zo een contract tot stand gekomen, dat per locatietype een vaste prijs per jaar heeft voor al het te verrichten onderhoud. Groei of krimp van het aantal locaties heeft geen effect op de vastgestelde prijs. En, behoudens vandalisme en natuurgeweld, is alles in de prijs inbegrepen. Per maand wordt belast voor het aantal locaties dat moet worden onderhouden. Er wordt per kwartaal gerapporteerd over de resultaten op de KPI’s en tevens worden dan de aantallen locaties die onder het contract vallen getoetst.

Het resultaat

Er ligt nu een voor de opdrachtgever financieel voordeliger onderhoudsovereenkomst, waarin wordt gestuurd op het gewenste resultaat van het onderhoud qua beschikbaarheid van het systeem en een tijdige reactie in het geval van verstoring.

De versimpeling van het contract en het wegvallen van administratie compenseert het door de leverancier ingecalculeerde risico voor full-service onderhoud op een al jaren bestaand installatielandschap.

Wat RisicoRegisseurs voor jouw organisatie kan betekenen

Resultaatgerichtheid en een risk based benaderwijze is wat ons bijzonder maakt en onderscheidt van de rest. Kosteneffectief en kostenefficient zijn hierbij de kernbegrippen. Wij sturen op een bij de organisatie passende beveiliging met een verbeterde prijs-kwaliteitsverhouding. Dat is voor ons regie voeren over de beveiligingsketen.